もうすぐ産休に入ることもあり、お世話になった方へのご連絡兼後任の引き継ぎをしなければならないのですが、、

連絡先、どうやって引き継ごう。。

いままで一人でどうにかしていたツケがここにきて回ってきました。。アドレス帳もちゃんと整理できておらず、なにかあったら頭の中にあるデータベースを引っ張りだして連絡していた私。名刺のデータを打ち込むか、でも他にも引き継ぎ系でやることは山積みだし、それに時間を費やしている場合じゃない。。

そこで、Facebookでそれとなく名刺管理ソフトについてなにがいいのか聞いてみたところ、いただいた回答の中で、一番人気があったのが「Sansan」社の「Eight」というサービス。

(名刺管理ソフトに私が求めている以下のことも伝えました)

・スキャンされたデータがエクセルなどですぐに一覧できるデータになること
・できるだけ安価でスキャンができること
・安心して使えること 

Eightは、ルノアールやコワーキングスペースなどに設置されているスキャナーで無料でスキャンができるのもよさそう。

…ということで、雨の降る中1000枚を超える名刺を抱えて、池袋のルノアールに行ってきました!(ほ、ほんとうにメールを送らないといけない期限がギリギリに迫っていたのです、、)



ルノアールに入ると、わかりやすいところにこのようなスキャナーがありました。

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 開けるとこんな感じ。

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【事前準備】
Eight」と「Eight scan」両方のアプリをダウンロードしておきます。

iPhoneとEightスキャナーの接続方法(iPhoneの場合)



1.iPhoneの設定からWi-Fiをオンにする。

2.ネットワークからEight+番号を選択する

3.パスワードを入力する

4.接続完了

5.「Eight scan」アプリに戻る

※一度に20枚しか読み取れないので、20枚読み取ると毎回上の手順を踏まなければいけないのはちょっと面倒。なんたって1000枚あるから。。(お金を出したらまとめてスキャンしてもらえたり、スキャンマンという出張サービスもあるみたいだったのですが、そうした依頼の調整などもできず時間が本当にカツカツだったので人力でどうにかしました。スキャンマン、気になってた。)

Eightスキャナーの利用方法



1.「Eight scan」を起動する。

2. iPhoneとスキャナーを接続する。

3.蓋を開け、スキャナーのランプが点灯しているのを確認する。 

4.表示に従い、スキャナーに名刺をセットする。 

5.名刺を読み込む。

6.読み込んだ名刺を「Eight scan」で確認する。

7.問題なければ登録に進む。

ざっとこんな感じです。機械オンチの私でもできたので、多分説明書を読めば誰でもできます!

疲れたら休憩したりもしつつ、1000枚やり終えるまでにだいたい6時間ほどルノアールに引きこもり。

(※他の方のスキャンを待つ時間もありました。これまで知らなかったけど、結構利用者いるんだなあ)

その後データを見たら、早いものはその日のうち、遅くとも2〜3日後にはきちんと名刺が取り込まれていてびっくり!(ちなみに優先的にデータの登録が行われ、データの書き出しも可能な有料のプランに登録しました)

おかげで引き継ぎの連絡のタイミングにもギリギリ間に合わせることができ、Eightにはとっても感謝しています♡

▼ちなみに送った引き継ぎメールはこちらの記事に。
産休前のご挨拶メール文(社外向け)が思った以上に少なかったので貼っておく