産休前の最終出社日が近づいてきている。
広報という職業柄、お世話になってきた記者さん方に後任への引き継ぎも兼ねてメールを送ることにしたのだが、社内向けの産休時の挨拶文は見つかったものの、社外向けの文章を考える上で参考になるものがあまりなく…例文としていつか誰かの役に立ったらいいな、という気持ちも込めてメール文を貼っておこう。
私が文章を作成した際に考慮したこと
・あえて書くべきことなのか、幸せボケしていると感じる人もいるのではないかとも思い産休である旨を伝えるかどうか迷ったが、書かないのも不自然だし隠すほどでもないのでさらっと書くことにした。
・いつまで出社するかを記載し、タイミングとしては2週間前には送るイメージ。
・復帰できるかなど不確かなので、そのあたりは曖昧にしている。(他の文案を見るとある程度明言しているものが多かったのだが、自分の中でまだ整理がついていないこともあり)
・200人強に送ったが、一人ひとりのことを考えながらカスタマイズしたかったので、Bccではなくそれぞれに送った。(効率は良くない)
※なお、メールだけではなく、特に直接後任を紹介したい相手に対しては、1ヶ月前あたりの時期からアポを取って同行してもらうようにした。
実際に送ったメール文面
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件名:広報担当者変更のご案内/【会社名】【自分の名前】
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【相手の会社名】
【相手の名前】様
いつも大変お世話になっております。
【会社名】で広報を担当しております【自分の名前】でございます。
突然のご連絡、また私事で大変恐縮ですが、
×月に出産を控え、長期休暇を頂戴することとなりました。
【相手の名前】様にはこれまで本当にお世話になり、心より感謝しております。
(相手に応じてエピソードなどもこのあたりに)
産休前の最終出社日は×月×日(曜日)の予定です。
残りわずかではございますが
何かございましたらお気軽にお申し付けください。
また、今後の業務につきましては、
私に代わり、【後任の担当者名】が担当いたしますので、
ご遠慮なくご連絡いただけますと幸いでございます。
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【会社名】
【部署名】【後任の担当者名】
【メールアドレス】
【電話番号】
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今後、【後任の担当者名】からプレスリリースやイベントのご案内などの
ご連絡を差し上げることがあるかと存じますが、
変わらぬお引き立てをいただけますと大変嬉しく存じます。
本来ならば直接ご挨拶を差し上げるべきところ、
メールでのお知らせとなり誠に恐縮ではございますが
引き続き、弊社をご愛顧いただけましたら幸甚に存じます。
機会がございましたら、
またご一緒させていただけますことを楽しみにしておりますので、
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
末筆ではございますが、
以下署名文
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実際、送ったあとに「おめでとうございます」「お身体お大事に」「子育ては楽しいですよ」「出産するとしばらくは寝る暇もないのでゆっくり休んでください」など、あたたかいお言葉を頂戴することも多く、とても感動した。
未熟で不出来な社員ではあったけれど、仕事を通してたくさんの素晴らしい方にお会いできたことに感謝したい。
【追記】
思いの外、「産休 挨拶 メール」「産休前挨拶」などのキーワードで検索してたどり着いてくださる方がいて嬉しいです。職場を離れる前の最後の大仕事、円滑に進みよい形で産休を迎えることができますよう、心から願っております。
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